Alumni-Management an deutschen Hochschulen
(a) Das Thema „Alumni-Management" ist für immer mehr Hochschulen im deutschsprachigen Raum von großer Bedeutung. Gerade wenn Hochschulen oder andere interessierte Personen am Anfang des Aufbaus eines Alumni-Netzwerkes stehen, ist es hilfreich, Anregungen und Informationen von erfahrenen Alumni-Managern oder Experten aus dem Umfeld des Alumni-Managements zu erhalten.
(b) Der Dachverband deutschsprachiger Alumni-Vereinigungen alumni-clubs.net e.V. bietet aus diesem Grund ein erstes Seminar „Alumni-Management" an, das helfen soll, die Anfangsschwierigkeiten beim Aufbau einer solchen Organisation zu mindern.
(c) Darüber hinaus wird eine modularisierte individuelle Begleitung des Aufbauprozesses eines Alumni-Netzwerkes an Hochschulen angeboten. Gerade die ersten Jahre nach Einrichtung einer solchen Institution sind entscheidend für den weiteren Erfolg der Alumni-Netzwerke. Experten von alumni-clubs-net haben durch langjährige Arbeit im Alumni-Umfeld einschlägige Erfahrungen in diesem Bereich und geben diese gern an Hochschulen bei der Entwicklung der Alumni-Netzwerke weiter.
(d) Im Folgenden werden einzelne Module zur Begleitung des Aufbaus eines Alumni-Netzwerkes vorgestellt. Diese drehen sich um die zuallererst angebrachte Schaffung einer „Themenaufmerksamkeit" durch einen Workshop beispielsweise mit der Hochschulleitung (1), eine fortlaufende Coaching-Begleitung im Aufbau-Prozess (2) sowie ein Angebot zur Prüfung und zum Reporting über den Zustand und Optionen eines Alumni-Netzwerkes als „Check-up" (3). Diese Einheiten können nach Bedarf der jeweiligen Hochschule angepasst werden. Dabei ist eine Betreuung sowohl durch jedes einzelne Modul als auch durch eine Kombination der vorgestellten Möglichkeiten denkbar.
Modul 1: In-House-Seminar zum Alumni-Management
(a) Am Anfang der Alumni-Arbeit steht in der Regel die Kommunikation der Alumni-Idee sowie ihrer Vorteile in Gremien der Hochschulverwaltung. Erfahrungen zeigen, dass langfristig nur mit entsprechender Unterstützung durch diese Gremien erfolgreiche Alumni-Arbeit möglich ist. Vor diesem Hintergrund bietet Modul 1 ein ganztägiges Seminar für alle Interessierten aus dem Bereich des Hochschulmanagements an.
(b) Experten aus dem Umfeld der Alumni-Arbeit kommen an die interessierte Hochschule und vermitteln Grundbegriffe, stellen verschiedene Alumni-Konzepte vor, erläutern organisatorische Möglichkeiten (z. B. der Einbindung in die Hochschule) und diskutieren mit den Anwesenden konkrete Umsetzungsvorschläge unter Berücksichtigung der individuellen Rahmenbedingungen der Hochschule. Wissen wird sowohl in Form von Referaten als auch mit Hilfe von Workshops vermittelt. Ziel dieses Seminars ist es, die Grundlage für den Prozess des Aufbaus einer Alumni-Vereinigung zu schaffen und für alle Beteiligten eine gleiche Ausgangsbasis sicherzustellen.
(c) Aufgabe der Hochschule ist es, alle relevanten Personen anzusprechen und für einen gemeinsamen Termin zur Durchführung des Seminars einzuladen. Darüber hinaus stellt die Hochschule die Räumlichkeiten zur Durchführung des Seminars zur Verfügung. Teilnehmer sind idealer Weise die Mitglieder der Hochschulleitung (Rektorat o.ä.), weitere Verantwortungsträger in der Hochschule sowie Vertreter der mit Alumni-Management befassten Personen und Institutionen (maximal ca. 25 Personen).
Modul 2: Begleitung des Aufbauprozesses einer Alumni-Vereinigung
(a) Nachdem die Akzeptanz der Alumni-Idee in der Hochschule sichergestellt wurde und der Aufbau eines Alumni-Netzwerkes von Seiten der Hochschulverwaltung unterstützt wird, ist es wichtig, den folgenden Entwicklungsprozess kontinuierlich kritisch zu beleuchten und etwa auftretende Probleme schnellstmöglich zu beseitigen. Oft scheint eine solche Prozessevaluierung durch Außenstehende effektiver, da externe Experten zum Einen außerhalb der hochschuleigenen Strukturen stehen und mitunter Probleme kritischer betrachten. Zum Anderen haben erfahrene Alumni-Manager Vergleichsmöglichkeiten mit ähnlichen Prozessen und den typischerweise auftretenden Problemen von jungen Alumni-Vereinigungen.
(b) Dazu wird den Hochschulen angeboten, eine fortlaufende Begleitung in der Form von monatlichen Arbeitssitzungen (jeweils ca. 3-4 Stunden) zu nutzen. Über einen Zeitraum von einem Jahr wird so in zwölf Terminen eine fortlaufende und zielorientierte Begleitung sichergestellt. Die fortwährende Problem- oder Ist-Analyse spielt dabei eine gewichtige Rolle. Mit Hilfe dieser Analyse, die durch alle Beteiligten erfolgt, soll der Aufbau eines Alumni-Netzwerkes immer wieder den sich möglicherweise ändernden Gegebenheiten der Hochschule angepasst werden.
(c) Die einzelnen Beratungstermine können dabei jeweils mit einem spezifischen Schwerpunkt versehen werden. Solche Schwerpunkte können beispielsweise die Definition und Ansprache verschiedener Zielgruppen des Alumni-Netzwerkes, der Aufbau einer effektiven Datenbank zur Verwaltung der Daten der Alumni, die Integration bestehender Alumni-Organisationen einzelner Fachbereiche oder die Verknüpfung mit anderen Aufgabenbereichen der Hochschule sein. Auch die eng mit der Alumni-Arbeit verknüpften Themen Friend- und Fundraising können Bestandteil der gezielten Weiterentwicklung der Alumni-Organisation sein. Die konkrete Ausgestaltung richtet sich vor allem nach den Vorstellungen der Hochschule und dem jeweiligen Entwicklungsstand des Alumni-Netzwerkes einer Hochschule.
(d) Dieses Coaching wird jeweils durch einen durchgehend verantwortlichen Experten von alumni-clubs.net durchgeführt, bei Bedarf werden eventuell weitere Spezialisten z.B. für die Bewertung von Datenbanken hinzugezogen.
Modul 3: Check-up-Analyse und Ergebnisdokumentation
(a) In einer abschließenden oder zwischengeschalteten Evaluation wird der Stand der Entwicklung des Alumni-Netzwerkes einer Hochschule an Hand der Erfahrungen und Kriterien des Verbandes der Alumni-Organisationen alumni-clubs.net kritisch geprüft. Dabei werden auch Aussagen zu möglichen Handlungsfeldern und Handlungsnotwendigkeiten gemacht. Die Dokumentation kann als eine Art Handbuch für die weitere Entwicklung des Alumni-Netzwerkes genutzt werden. Als Grundlage der Beurteilungen dienen Unterlagen, verfügbare Daten und Internetinformationen sowie ein Vor-Ort-Besuch mit 3-4 Gesprächen wichtiger Funktionsträger der Hochschule.
(b) Die Evaluation wird durch einen verantwortlichen Experten von alumni-clubs.net durchgeführt und durch den Bereich Research von alumni-clubs.net gegengeprüft (Vier-Augen-Prinzip).
(c) Die Ergebnisse können mit Zustimmung der Hochschule auch in der Schriftenreihe „Best Practice" von alumni-clubs.net veröffentlicht werden. Dadurch wird der Erfahrungsaustausch von Alumni-Managern im deutschsprachigen Raum bereichert und eine weitere Professionalisierung der Alumni-Arbeit unterstützt.
Kosten, Zeit- und Aufwandsplanung, Ansprechpartner
Für die Durchführung der dargestellten Module als Bestandteile einer Betreuung des Aufbaus eines Alumni-Netzwerkes werden die im Flyer Begleitmodule dargestellten Kosten, Aufwendungen und Zeiträume geplant.
